この記事でわかること
- 医療事務で残業が多い時はこんな時
- 医療事務で残業を減らすために実際やっていたこと
残業が多い日々が続くと肉体的にも精神的にもしんどくなってきますよね。
医療事務は残業が多い仕事とよく言われます。
もちろん残業が多い職場もありますが、残業が少なかったりゼロの職場もあります。
ではどうしたら残業って減るのでしょうか？
残業が多い職場で働くあなたに残業を減らす方法をお伝えしていきます。
レセプト残業ありの職場から残業をゼロにした経験があるわたしがお伝えしていきます！
残業が多い職場の特徴はこちらからわかります＞＞医療事務の残業は多い？残業時間は？残業手当は？残業代が出ない場合とは？
医療事務で残業が多い時はこんな時
１０年以上医療事務をやっていますが、残業が多い時はどんな時だったか思い出してみました。
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先輩が辞めて代わりの人が入ってきた時
長く勤めていた先輩が職場を辞めて、新しく採用された人が入ってきた時は残業が多くなりました。
通常業務をこなしつつ、教えるという作業も入ってくるのですぐにやらなければいけない仕事以外は後回しになってしまいます。
また、マニュアルを作ったり次に教える仕事をわかりやすくまとめたりしているとこそにも時間をとられます。
また、レセプトも先輩がこなしてくれていた分をやらなければいけないし、病院やクリニックごとのレセプトのルールもあるのでそれを教えるにも時間がかかります。
その結果、勤務時間内では終わらず残業になることが多かったです。
電子カルテを導入した時
入院施設のある病院では現在ほとんどが電子カルテになっていると思いますが、クリニックや診療所などではまだまだ紙カルテの所があるかもしれません。
当時わたしが務めていた病院では紙カルテから電子カルテに変わり、その後１、２か月は残業が続きました。
レセコン（医事コン）など、いつも使っているシステムが変わる時も残業が発生しやすくなります。
担当業務を変更した時
わたしは整形外科がある病院に勤めていたのですが、労災と事故はそれぞれ担当が決まっていました。
労災や事故の請求をやったことがある人はわかると思うのですが、通常の保険診療とは違い別の算定方法や請求方法があります。
その担当を他の人に引継ぎすると教えるのに時間がかかり通常業務内で終わらないことがあり残業になったことがあります。
体調不良などで人数が減った時
当時勤めていた病院でインフルエンザが流行ったことがありました。
医事課の人数が１２人くらいだったのですが、半分くらいの人が同じ時期にインフルエンザになってしまい休むという緊急事態がありました。
その時はさすがに仕事が終わらず残業になってしまいました。
一斉退職があった時
わたしが入った職場で医療事務の半分以上が３か月ほどの間に辞め残業が続いている時期がありました。
外来の医療事務が辞めたので入院会計をしているわたしには直接関係なかったのですが、外来の医療事務の人たちは一時８０時間近くの残業をしていたようです。
一斉退職はわたしがちょうど入った頃だったので原因はよく知らないのですが、おそらく人間関係で辞めたのだと思います。
残された人たちは大変ですが自分にも責任がなかったか反省する必要はあると思います。
働きやすい職場であれば、迷惑が掛かるのが分かっているのにわざわざ同じ時期に辞めないですから。
残業したい人がいる
長年医療事務をやっていると何の仕事で残業しているんだろう？と疑問に思う人がいます。
早く帰れる日は早く帰ったらいいのにあえて残業しているように見えます。
もしくは、業務内容を見直すこともなく無駄なことをやって残業していたり。
そういう人たちは面倒な仕事をお願いするのでどんどん残業したいと宣言してほしいです。
でもそういう人に限って面倒な仕事はやってくれないんですよね。
医療事務の給料は安いので残業したい気持ちは分かりますけど・・・・・・そういう人たちにはそれぞれ事情があるかもしれませんね。
しかし、気を使って巻き込まれて残業になってしまう人もいるのでわたしとしては定時で帰れるように仕事をして欲しいところです。
医療事務で残業を減らすために実際やっていたこと
医療事務の残業を減らしていくには何をしたらいいのでしょうか？実際にわたしがやってたことも紹介します。
ポイントは人間関係を良好にすることと仕事を抱えないこと！
誰かが休んだら困る状況を作らない
まず残業を減らす前提として、誰かが休んでも代わりに仕事が出来る人がいる状況を作ることがとても大切です。
恐らく労災や事故のように担当が決まっている仕事というのがどこの職場にもあると思います。
その仕事は誰でも出来るようになっているでしょうか？ずっと一人の人が抱えて仕事をしているという状況ではないですか？
コロナ禍でよく分かったと思うのですが、次の日から仕事に突然来れなくなるという状況は誰にでも起こります。
そんな時に仕事を抱えている人が休むことになったらどうなるか？ましてやレセプトの時期に被ったら・・・・・・想像してみて下さい。
仕事は覚えたらどんどん他の人に回して行きましょう。
担当制だったら２か月や３か月経ったら他の人に代わるようにしてもいいでしょう。
そもそも担当じゃなくでも出来ないか考えましょう。
時間がある時にマニュアルややり方をまとめておけば自分が休んだ時に代わりにやってくれるかもしれません。
残業を減らす為には医療事務の仕事内容の平均化を目指してみましょう。
わたしの体験談
クレジットカードの請求を担当していた人が１週間ほど休んだことがありました。
毎月１５日と月末に「サインの書いてある控え」をカード会社に送らなければならないのですが、ちょうど送る時期と休みが被ってしまいました。
間に合わないかと思いましたが、なんとか担当の人は期限ぎりぎりで出勤することができ無事その時は乗り越えられました。
その後、他にも出来る人がいた方がいいということになり「カード請求の業務」を一旦わたしが引継ぎしマニュアルを作ってみんなで交代で請求業務をするようにしました。
引継ぎだけしておけばマニュアルは必要ないのでは？と言われましたが何があるかわからないので一応作っておいたのです。
しばらくしてわたしは1年間の育休をとることになりました。
復帰後いざ「カード請求の業務」をやろうと思ったらすっかり忘れていました。
業務が出来る人に聞いてもよかったのですが、忙しくてなかなか聞く時間がとれません。そこでマニュアルが活躍することになったのです。
その出来事があって他の人も業務が出来るようにすることと、誰でも分かるようにマニュアルを作っておくことの重要性がよくわかりました。
居心地が悪い職場にしない
新しい人が入ったばかりの職場より長く勤める人がたくさんいる職場の方が残業は少ないです。
みんなが仕事に慣れているので効率よく仕事をすることができるからです。
そのためにはみんなが長く働きやすい環境を作るしかありません。
別に仲良くなる必要はないと思うのですが、雑談するくらいの気軽な関係性を作っておいてもいいと思います。
しかしそれが一番難しいかもしれませんね。
業務時間内に出来ることはないか見直す
レセプト残業ありの職場からレセプト残業ゼロにした時は、業務時間内でレセプト業務を全部終えていました。
もともとレセプトの件数が多くはなかったのもありますが、毎月のレセプト時期、ＧＷや年末年始も残業していませんでした。
レセプト業務は月末や１日以降しか出来ないわけではないはずです。
前もって出来ることはないか見直してみましょう。
レセプトに付けるコメントや病名漏れの確認などは患者さんのリストを出しておいて通常業務中の手が空いた時にやるようにしておけばレセプト期間中に仕事が集中することもないはずです。
わたしは入院会計担当なので、退院の会計の時にレセプトを出して確認し、更に１５日分までのレセプトは１５日が過ぎた時点で出しておき業務中に二重でレセプトチェックをするようにしています。
なかなか業務時間内にやるのは難しいかもしれませんが、少しの積み重ねで残業を減らすことは可能です。
医療事務で残業を減らすための業務改善は経験年数が必要
もしあなたが長く働いていて残業をどうにかしたいと思った時に改善の提案が出来る立場であればどんどん実行して欲しいと思います。
しかし働き始めたばかりだったり、長く職場にいる先輩がいて業務改善が受け入れられない状況ではなかなか職場の雰囲気を変えるのは難しいでしょう。
そういう場合一番手っ取り早いのは最初から残業がない職場で働くことです。
職場によって残業に対する考え方も違うし、そこで働く人たちの価値観でも残業の考え方は違います。
医療事務の職場はたくさんありますので３年ほど経験を積んだら他の医療機関で働いてみるのもいいかもしれません。
しかし今の職場が気に入っていて辞めたくないのであれば今後の後輩たちや、もちろん自分のためにも働きやすい環境に変える努力をしてもいいのではないでしょうか？
最後に
残業が起きやすいのは忙しい職場なのはもちろんありますが、人間関係が良好なのと仕事を抱える人がいない状況を作ることができたらほとんどの残業は改善されるのではないかと思っています。
そこさえなんとかなれば大丈夫なのですが、そこが改善するのが難しいから残業が多くなっているんですよね。
思ったほど簡単に解決することではなかったかもしれません。
でも諦めたらそこで試合終了ですよ。（スラムダンク安西先生風）
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